Pour réellement travailler, vous allez où vous ?

Combien de fois, après avoir passé une journée au bureau, vous êtes-vous fait la remarque “mais qu’est-ce que j’ai réellement fait aujourd’hui ?”

Bien souvent, la réponse est “finalement, pas grand chose”. Pourquoi ? L’explication est simple : les interruptions !

Les entreprises dépensent énormément pour regrouper les personnes en un même endroit (bureau) et pour donner les moyens d’y travailler (table, chaise, ordinateur…). Mais au final, le but recherché n’est pas atteint… En effet, lorsque vous demandez aux gens où ils vont pour réellement travailler efficacement, la plupart des réponses seront des lieux ou des moments de la journée qui ne correspondent pas au lieu ou aux horaires où ils sont censés travailler. Pour ma part, je dois dire que je commence ma journée de travail relativement tôt (7h) pour justement être “tranquille” et ainsi traiter quelques dossiers sans interruptions. 

Dans cette vidéo de TED, Jason Fried évoque justement cette problématique :

D’où vient le problème ?

Les distractions dont on parle sont les interruptions subies et il en existe plusieurs : le collègue qui passe dans le bureau pour telle ou telle raison, le manager qui pose une question alors que l’on est en train de travailler sur un tout autre sujet… Pour illustrer cela, il n’y a qu’à voir certaines statistiques sur la gestion du temps… ça fait froid dans le dos !

Il ne faut pas confondre ces interruptions avec des distractions choisies. En effet, bien souvent la technologie peut être vue comme une source de pollution. Mais, comme évoqué dans la vidéo et dans un billet précédent, ce n’est pas si simple. Et une différence fondamentale entre ces interruptions choisies et celles subies, c’est justement que l’on choisit quand on souhaite être interrompu. Aller sur Twitter, sur Facebook s’apparente plus à une pause qu’à une interruption ! Si, bien sûr, on bloque tout système de notifications de nouveaux messages, sinon cela devient une pollution. Il en va bien évidemment de même pour l’email.

Bien souvent, les entreprises bloquent l’accès à Facebook, Twitter, YouTube… pour éviter que les collaborateurs se dispersent et s’interrompent trop souvent dans leur travail. Mais, comme le dit Jason Fried, il s’agit d’un écran de fumée car le problème n’est pas là. Pour lui, le vrai problème c’est les M&M’s; Biens sûr, il ne s’agit pas des bonbons… mais des Managers et des Meetings !

La faute au M&M’s ?

Commençons par les managers. Comme évoqué dans la vidéo, notre responsable est bien souvent la personne qui nous interrompt le plus pour, par exemple, simplement nous demander comment ça va, ou si on peut lui montrer tel ou tel rapport, nous demander quelque chose à faire…

Source : Geek & Poke

Pour ce qui est des réunions (que je qualifie souvent d’arme de destruction massive, comme l’email…), il s’agit trop souvent d’une vraie perte de temps où l’on parle de choses finalement pas critiques. Sur ce point, combien de fois avez-vous participé à une réunion où la première question a été : “au fait, on avait décidé quoi lors de la dernière réunion ?”. De plus, le coût des réunions est exorbitant si on prend en compte le fait que le coût d’une réunion d’1 heure à laquelle 10 personnes assistent équivaut en fait à 10 heures de travail ! 

Alors que faire ?

Jason Fried nous propose 3 solutions :

- Instaurer des journées (ou des créneaux horaires) sans parole. Il appelle cela les “no-talk Thursdays” pour faire un parallèle avec les “casual Fridays”.

- Privilégier les moyens de communication asynchrone (email, chat, outils collaboratifs…) plutôt que le face-à-face (note : Jason Fried est le co-fondateur & président de 37 signals, une société qui développe & commercialise des outils collaboratifs en ligne donc il vend un peu sa soupe…). En effet, on en revient aux distractions choisies : on choisit d’être interrompu ou pas en ouvrant ou fermant ces applications. Comme il le dit dans la vidéo, une réactivité à la minute est rarement indispensable. D’ailleurs je suis extrêmement content de ne pas avoir un BlackBerry professionnel car ce formidable outil est à l’origine d’une dérive vraiment néfaste où l’expéditeur d’un email s’attend à ce que vous y répondiez instantanément !

- Annuler ses réunions, au final cela ne changera pas grand chose. Sans être aussi extrémiste que cela, il suffit de se rappeler que l’on n’est pas obligé d’aller à toutes les réunions auxquelles on est invité ! Etre sélectif permettra déjà de gagner en efficacité.

A ces 3 solutions, et toujours sur le thème des M&M’s, j’ajouterais :

- Si la réunion est indispensable, la faire le plus efficacement possible. Pour cela je vous conseille les podcasts des Outils du Manager (VF de Manager Tools) sur le thème des réunions (en 3 parties : 1, 2 et 3). D’ailleurs, pendant que vous y êtes, écoutez tous les autres podcasts, vous ne regretterez pas !

- Vous pouvez vous préserver des créneaux horaires sans réunion. Pour ma part, je bloque souvent des plages sur mon agenda pour éviter que l’on m’envoie une invitation pour une réunion pensant que je suis “libre”…

Alors, pour travailler efficacement, vous allez où ? Vous avez d’autres recettes ?