L’email, une arme de destruction massive?

Quoi de plus banal que l’email… On l’utilise tous les jours, au travail, à la maison… et pourtant quel gâchis d’efficacité. Combien de fois a-t-on reçu (ou pire, envoyé) un email à un collègue qui est pourtant dans le bureau d’à côté… ou forwardé un “chain email” sans prendre le temps de le reformater/réécrire en pensant un tant soit peu au destinataire qui devra lire la prose des 10 personnes précédentes pour comprendre de quoi il s’agit. Je ne fais pas que référence au MBWA (“Management By Wandering Around” cher à Tom Peters, un des mes “gurus” en management et qui mérite un voire plusieurs posts à part entière) mais aux simples principes tels que:

- prendre bien soin de rédiger un sujet qui parlera au destinataire et l’aidera à identifier rapidement de quoi il s’agit et ce qui est attendu de sa part (j’inclus quasiment toujours les mots “pour action” ou “pour info” dans le sujet de mes mails)

- structurer l’email suivant le format MADE (une marque de Booher Consultants):

Message: texte ciblé qui interpelle le destinataire et lui fait comprendre en quoi le message le concerne et en quoi il est important… l’idée est de créer un sentiment “d’urgence”.

Action: ce que le lecteur de l’email est supposé faire (c’est à dire pourquoi on lui a écrit… on écrit toujours pour déclencher une “réaction”…)

Détail: compléments d’infos

Evidence (ou Extra pour la VF et respecter l’acronyme…): documents, pièces attachées, etc… qui étoffe le propos

Pour approfondir le sujet et vous même contribuer à la non-prolifération des emails destructeurs, je vous conseille le livre “e-writing” de Dianna Booher largement consacré à ce sujet. Malheureusement, je ne crois pas qu’il existe une version française…

Et n’oublions pas qu’il est souvent plus efficace (et agréable) de téléphoner ou de rencontrer en face à face la personne, l’email doit être utilisé en dernier ressort!